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Einblicke in meine Arbeit

Konkrete Abläufe. Durchdacht verbunden.

Anonymisierte Beispiele aus aufgebauten Workflows und dokumentierter Praxis. Gezeigt wird die Prozesslogik, ohne Unternehmens- oder Kundendaten.

Ein Statuswechsel. Ein vorbereitetes Angebot.

  • Close
  • Make
  • PandaDoc
  • Slack
  1. 01 Status in Close
  2. 02 Daten & Vorlage
  3. 03 PandaDoc-Entwurf
  4. 04 Hinweis in Slack
  5. 05 Menschliche Prüfung
Vorher
Kundendaten, Vorlage und Empfänger werden für jedes Angebot von Hand zusammengestellt.
Meine Umsetzung
Ein CRM-Statuswechsel startet die Erstellung des passenden PandaDoc-Entwurfs. Daten und Empfänger werden übernommen; das Team erhält den Dokumentlink in Slack.
Was dadurch einfacher wird
Ein prüfbarer Entwurf liegt bereit. Kontrolle und Versand bleiben beim Menschen.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Die dokumentierte Umsetzung berücksichtigt unterschiedliche Angebotsvorlagen, fehlende Stammdaten und direkt im Zielstatus angelegte Opportunities. Die gewählte Vorlage folgt definierten Auswahlregeln.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Vorbereitungszeit, manuelle Übertragungen und Korrekturen je Angebot. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Angebot versendet. CRM auf dem gleichen Stand.

  • PandaDoc
  • Make
  • Close
  1. 01 Versand in PandaDoc
  2. 02 Ereignis filtern
  3. 03 Lead in Close finden
  4. 04 Opportunity & Notiz
Vorher
Ob ein Angebot bereits versendet wurde, muss im Dokumentensystem nachgesehen und im CRM nachgepflegt werden.
Meine Umsetzung
Der Workflow verarbeitet passende Versandereignisse, sucht den Lead in Close und aktualisiert die Opportunity. Fehlt eine passende Opportunity, sieht der Ablauf deren Erstellung vor.
Was dadurch einfacher wird
Der Versandstatus und eine Notiz mit Dokumentbezug werden im CRM zusammengeführt.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Status- und Kennzeichnungsfilter grenzen relevante Dokumente ein. Getrennte Pfade behandeln bestehende und fehlende Opportunities. Die schematische Darstellung zeigt die Prozesslogik ohne interne Filterwerte.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Manuelle Statuskorrekturen und Zeit zwischen Versand und CRM-Eintrag. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Vom Website-Formular zur nächsten Aufgabe.

  • Onepage.io
  • Make
  • Close
  • Slack
  1. 01 Website-Formular
  2. 02 CRM-Abgleich
  3. 03 Kontakt & Kontext
  4. 04 Aufgabe & Slack
Vorher
Neue Anfragen oder Bewerbungen müssen aus dem Website-Formular ins CRM übertragen und intern weitergegeben werden.
Meine Umsetzung
Der Ablauf sucht anhand der E-Mail-Adresse nach vorhandenen Einträgen. Für neue Kontakte sind CRM-Anlage, strukturierte Notiz, zugeordnete Aufgabe und Slack-Nachricht verbunden.
Was dadurch einfacher wird
Die Informationen stehen beim Kontakt bereit und die weitere Bearbeitung bekommt einen klaren Verantwortlichen.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Das zugrunde liegende Beispiel stammt aus einem Recruiting-Ablauf. Formularinhalte werden dem CRM-Vorgang zugeordnet; eigene Pfade berücksichtigen die Anlage einer Opportunity. Fehlerbehandlung ist an mehreren Schritten vorgesehen. Persönliche Bewerberdaten werden hier nicht gezeigt.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Manuelle Übertragungen, unzugeordnete Vorgänge und Rückfragen zur Übergabe. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Ein gebuchter Termin mit vorbereitetem Kontext.

  • Calendly
  • Make
  • Close
  • Slack
  1. 01 Calendly-Buchung
  2. 02 Termin & Kontakt prüfen
  3. 03 CRM-Notiz & Aufgabe
  4. 04 Team informieren
Vorher
Terminbuchung, Kontaktinformationen und Gesprächsvorbereitung liegen in unterschiedlichen Anwendungen.
Meine Umsetzung
Relevante Calendly-Buchungen werden dem CRM zugeordnet. Der Workflow berücksichtigt neue und vorhandene Leads und bereitet Notiz, Aufgabe und Teaminformation vor.
Was dadurch einfacher wird
Zum Termin sind die benötigten Informationen am Kontakt auffindbar.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Der Ablauf filtert passende Terminarten, verarbeitet Kontaktangaben und setzt CRM-Status nach definierten Regeln. Benachrichtigungen sind bedingt ausgelöst; Wiederholungsversuche sind für mehrere Fehlerfälle konfiguriert.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Vorbereitungsaufwand und fehlende Informationen vor dem Gespräch. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Follow-ups, die im Arbeitsalltag sichtbar werden.

  • Close
  • Make
  • E-Mail
  1. 01 Meeting oder Status
  2. 02 Rückrufdatum
  3. 03 Fällige Aufgabe
  4. 04 Gezieltes Follow-up
Vorher
Rückrufe, fällige Leads und nächste Schritte werden aus dem Gedächtnis oder in einzelnen Listen nachgehalten.
Meine Umsetzung
Smart Views ordnen die tägliche Arbeit. Ein ergänzender Ablauf setzt nach Meetings ein Rückrufdatum; ein geplanter Durchlauf erstellt daraus fällige CRM-Aufgaben.
Was dadurch einfacher wird
Prioritäten und nächste Aktionen sind nachvollziehbar. Der Vertrieb kann gezielt nachfassen.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Dokumentierte E-Mail-Strecken ergänzen den Ablauf um Erinnerungen, Nachfassen nach ausgebliebenen Terminen und spätere Kontaktpflege. Einführungsregeln können verhindern, dass ältere Kontakte unbeabsichtigt rückwirkend angeschrieben werden.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Überfällige Aufgaben, Bearbeitungszeit und manuell angelegte Wiedervorlagen. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Aus verteilten Kennzahlen wird ein vorbereiteter Bericht.

  • Make
  • Claude
  • Google Slides
  • Slack
  1. 01 Daten abrufen
  2. 02 Einordnung vorbereiten
  3. 03 Berichtsvorlage füllen
  4. 04 Im Team bereitstellen
Vorher
Kennzahlen werden zusammengesucht, eingeordnet und manuell in eine Präsentation übertragen.
Meine Umsetzung
Daten werden per Schnittstelle abgerufen, eine KI-gestützte Einordnung vorbereitet und die Inhalte in eine Berichtsvorlage übertragen. Das Ergebnis wird im Team bereitgestellt.
Was dadurch einfacher wird
Die wiederkehrende Berichtsvorbereitung wird verbunden. Die fachliche Bewertung bleibt eine menschliche Aufgabe.
Ein Blick auf die Prozesslogik

Die dokumentierte Umsetzung betrifft einen wiederkehrenden Marketingbericht. Für neue Anwendungen werden Datenquellen, Qualitätsprüfung und notwendige Freigaben vorab festgelegt. KI-Ausgaben sind kein Ersatz für fachliche Kontrolle.

Mögliche Messgrößen für die Wirkung: Zeit für Datenzusammenstellung, Berichtsaufbereitung und Korrekturen. Dafür werden hier keine verifizierten Werte angegeben.

Je nach Prozess kombinierbar

Weitere Bausteine aus meiner Praxis.

  • E-Mail & Kundenkommunikation

    Den nächsten Schritt erklären.

    Ablaufmails nach Gesprächen, Erinnerungen und passende Folgekommunikation aus dem CRM heraus organisieren.

  • Formulare & Übergaben

    Informationen nutzbar machen.

    Formulareingänge, etwa aus Jotform, als Notiz und Aufgabe dem passenden CRM-Kontakt zuordnen.

  • KI & Datenaufbereitung

    Aus E-Mails wird Struktur.

    Informationen aus eingehenden E-Mails mit KI aufbereiten und in einer auswertbaren Tabelle zusammenführen.

KI mit Unternehmenskontext Auch Claude und ChatGPT können Teil des Ablaufs werden. MCP & KI-Anbindungen

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